En vanlig form för avstämning mellan medarbetare/teammedlem och chef/team coach är att använda 1:1 samtal (One on one). Det är ett regelbundet möte där syftet är att se till att medarbetaren har möjlighet att göra sitt allra bästa.
Det handlar inte om att följa upp status på aktiviteter, det gör vi kontinuerligt i vardagen. Här är fokus istället på individen, på personlig utveckling, på att bygga vår relation, på feedback, på hinder som behöver undanröjas (på individnivå, teamnivå, organisationsnivå). Ett 1:1 samtal är ett kraftfullt verktyg, men faktiskt inte helt enkelt att få till. Jag har provat mig fram under mitt senaste uppdrag som teamcoach och hittat en form som funkar för mig och mitt team.
Jag bokar upp 30 min en gång i månaden med varje teammedlem. Det är viktigt att det sker regelbundet och att det finns en faktisk bokning i kalendern och inte sker ad-hoc. Jag har valt att inte ha mötena för ofta eftersom jag också jobbat med att skapa möjligheter till dialog varje dag. Att ha informella samtal, fikastunder, hänga med teamet för att fånga upp feedback. Behovet kan ju se olika ut också, någon medarbetare kan behöva en kort avstämning varje vecka istället och då har vi bokat det.
Jag brukar försöka välja en mer informell miljö än ett konferensrum, men samtidigt behöver det vara ostört. Det kan ju hända att vi hamnar in på mer känsliga områden. Min absoluta favorit är att köra det som ett walk-and-talk möte, dvs att ta en promenad. Annars väljer jag gärna en soffgrupp eller fåtöljer i någon ostörd vrå. Ibland kör vi samtalet över en lunch för att komma iväg och byta miljö.
Jag har en enkel agenda med några stödfrågor som hjälp. Jag börjar alltid med frågan ”Hur är läget?”. Det öppnar upp för småprat och ger teammedlemmen kontroll över vart samtalet tar vägen. Andra frågor till hjälp som jag använder är: Något som du vill ta upp just nu? Vad behöver du för hjälp/stöd av mig som teamcoach? Med hjälp av de frågorna får samtalet forma sig och anpassas utifrån behovet just nu. Fokus är på medarbetaren, men jag försöker också vara aktiv och dela med mig av vad som händer i mitt liv också.
Jag dokumenterar inte, har inte med mig dator, lägger bort mobilen. Däremot brukar jag ha några post-it lappar och pennor med mig. Det är användbart både om vi behöver rita något (det behöver man ju nästan alltid) och om vi behöver skriva kom-ihåg lappar om det är något vi kommer överens om att göra.
Det låter ju enkelt eller hur? Men det finns en del fällor som jag har hamnat i och fått jobba med.
Lösa problem istället för att coacha
Det som typiskt kan komma upp är hinder eller energitjuvar som personen vill lyfta. Här gäller det att vara coach, inte vara den som tar på sig att lösa problemen. Ibland kan vi komma fram till konkreta aktiviteter som vi kan hjälpas åt att göra något åt. Ibland kan slutsatsen bli att det här behöver vi lyfta med hela teamet så att vi tar med det till vår nästa retrospektiv eller på nästa morgonmöte.
Feedback till andra
En fallgrop som jag hamnat i några gånger är att mötet blir mer att ge feedback till andra teammedlemmar. Även här gäller det att gå tillbaka till coachandet. Uppmuntra istället direkt feedback mellan teammedlemmarna, här behöver jag inte agera mellanhand. Det kan skada tilliten och förtroendet i teamet. Jag försöker ta reda på vilka förväntningar medarbetaren har på mig när jag nu fått den här informationen. Behöver jag stötta så att medarbetaren själv kan agera? Eller räckte det med att få ventilera och att det inte behöver bli någon konkret åtgärd utifrån det?
Rapportering till chefen
En farhåga jag haft är att 1:1 samtalen förstärker obalansen mellan mig som chef och mina teammedlemmar. Att det ska kännas jobbigt att behöva gå till chefen och rapportera. Jag vill ju vara mer av en coach än en klassisk chef. Här vore det spännande att experimentera med andra upplägg, till exempel att teamet kan stötta varandra. Eller att låta initiativet till samtalen komma från medarbetaren, som får bestämma när och hur mötet ska gå till.
Hur gör du?
Det finns en hel del inspirationskällor att lära sig mer av om man vill bli bättre på sina 1:1 samtal. Jurgen Appelo har en del nyttiga tankar i avsnittet Improvement dialogues and Co-pilot programs från boken #Workout: Games, Tools & Practices to Engage People, Improve Work, and Delight Clients, men jag är osäker på om det avsnittet finns i den nya versionen av hans bok som heter Managing for Happiness. Esther Derby har också skrivit en intressant artikel One on ones with self organizing teams.
Write a comment